À compter du 1er janvier 2018, toute personne assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d’un système de caisse, doit utiliser un logiciel de caisse ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
QUI EST CONCERNÉ PAR LA MESURE ? QUELS LOGICIELS SÉCURISÉS ET QUELLES DONNÉES ?
L’obligation vise tous les assujettis à la TVA qui enregistrent eux-mêmes les règlements de leurs clients dans un logiciel ou un système de caisse, y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne. Sont également concernés, les logiciels de comptabilité ou de gestion dits « libres » ou développés en interne.
QUELLES SONT LES CONDITIONS À RESPECTER PAR LES LOGICIELS DE CAISSE ?
Les logiciels de comptabilité ou de gestion ou les systèmes de caisse doivent respecter les conditions de sécurisation suivantes :
- inaltérabilité (rendre inaltérables les données d’origine relatives aux règlements) ;
- sécurisation (sécuriser les données d’origine et de modification et celles permettant la production des pièces justificatives émises) ;
- conservation (conserver toutes les données enregistrées ligne par ligne, ainsi que pour les systèmes de caisse, les données cumulatives et récapitulatives calculées par le système) ;
- archivage (archiver les données enregistrées selon une périodicité choisie).
QUELLES SONT LES JUSTIFICATIONS À PRODUIRE ET LES SANCTIONS ENCOURUES ?
Les contribuables doivent justifier des conditions ci-dessus :
- soit par un certificat délivré par un organisme accrédité,
- soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système de caisse concerné, selon un modèle fixé par l’administration.
Cette justification peut intervenir :
- à l’occasion d’une vérification de comptabilité ;
- lors d’un contrôle inopiné, les agents de l’administration fiscale pouvant intervenir dans les locaux professionnels des contribuables, selon une procédure et des horaires encadrés.
Les manquements donnent lieu à une amende de 7 500 € par logiciel ou système de caisse, éventuellement reconduite à défaut de régularisation dans le délai de 60 jours.
Afin de bien maîtriser ces nouvelles obligations, n’hésitez pas à contacter votre expert comptable
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