Depuis le 1er janvier 2019, le prélèvement à la source s’applique à la majorité des revenus. En tant qu’employeur, vous êtes chargé de collecter l’impôt pour le compte de l’administration fiscale. Taux, déclaration, calcul, reversement : quelles sont vos obligations et comment les mettre en œuvre ? On fait le point.
Quelle est la responsabilité des entreprises en tant que collecteur de l’impôt sur le revenu ?
En tant que verseur de revenus, l’entreprise a pour responsabilité :
- de prélever la retenue à la source lors du paiement du revenu, en appliquant au montant du revenu imposable le taux de prélèvement transmis par l’administration fiscale (taux personnalisé) ou, à défaut, le taux issu des grilles de taux par défaut (taux non personnalisé),
- de reverser à l’administration fiscale le prélèvement à la source collecté.
Ces opérations sont réalisées dans le respect de la confidentialité de la donnée privée que constitue le taux de prélèvement transmis par l’administration (respect de la vie privée et du secret professionnel).
À savoir
Si, en tant qu’employeur, vous adhérez au service Tese de l’Urssaf, ce service prend en charge l’ensemble des opérations liées au prélèvement à la source.
Quels sont les revenus soumis au prélèvement à la source ?
Le prélèvement à la source (PAS) s’applique à la quasi-totalité des revenus soumis à l’impôt sur le revenu (IR).
Il concerne notamment les revenus ou rémunérations suivants :
- les traitements et salaires, ainsi que les sommes versées immédiatement aux salariés au titre de la participation ou de l’intéressement aux bénéfices de l’entreprise (lorsqu’elles ne sont pas affectées à un plan d’épargne salariale),
- les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) versées en cas de maladie, accident ou maternité,
- les allocations chômage (ARE) et les allocations de préretraite,
- les pensions de retraite.
À savoir
Certains revenus ne font toutefois l’objet d’aucune collecte à la source. Ils donnent lieu à des acomptes, calculés par l’administration fiscale à partir des revenus déclarés l’année précédente. C’est notamment le cas des revenus d’un travailleur indépendant.
Comment est déterminé le taux de prélèvement à la source (PAS) ?
Le taux de prélèvement à la source est déterminé pour chaque salarié par l’administration fiscale, sur la base de sa dernière déclaration de revenus.
Il est ensuite transmis à l’employeur.
Le taux est individualisé. Toutefois, le salarié peut opter pour l’application du taux du foyer ou choisir un taux neutre.
Le taux individualisé
Le taux individualisé est calculé par l’administration fiscale en fonction des revenus de chacun. Il est donc différent pour chacun des conjoints mariés ou pacsés soumis à une imposition commune.
Ce taux permet de prendre en compte les disparités éventuelles de revenus au sein du couple. Il s’applique uniquement aux revenus personnels (salaires, pensions, BIC, etc.) de chaque époux(se) ou partenaire lié par un Pacs.
À savoir
Le salarié peut demander l’application du taux du foyer fiscal en effectuant la démarche via son espace en ligne, dans le service « Gérer mon prélèvement à la source ».
Le taux neutre (ou taux par défaut)
Un salarié peut choisir de ne pas communiquer son taux d’imposition personnalisé à son employeur. Dans ce cas, celui-ci applique un taux neutre, déterminé uniquement en fonction du montant de la rémunération versée.
Ce taux s’applique également lorsque le salarié n’a jamais souscrit de déclaration de revenus, ou lorsque le taux de droit commun n’est pas transmis à l’employeur, ou lui est transmis tardivement.
Le taux neutre est déterminé à partir de grilles établies par l’administration fiscale.
Consultez les grilles de taux par défaut en vigueur
Transmission du taux à l’employeur
Le taux de prélèvement à la source vous est transmis chaque mois par l’administration fiscale, afin que vous appliquiez le taux reflétant la situation la plus récente du salarié.
Vous disposez alors, en tant qu’employeur, d’un délai de 60 jours pour appliquer le taux mis à sa disposition.
Comment déclarer, calculer et reverser le prélèvement à la source ?
Déclarer le prélèvement à la source : DSN et PASRAU
Le dispositif du prélèvement à la source est totalement intégré dans la déclaration sociale nominative (DSN) que vous devez transmettre chaque mois.
L’employeur qui verse des salaires doit déposer une déclaration sociale nominative (DSN) chaque mois suivant la période d’emploi rémunérée. Il s’agit d’une déclaration en ligne.
La DSN comporte les déclarations suivantes :
- déclaration mensuelle qui sert à transmettre les informations sur les salariés aux organismes sociaux (Urssaf, CPAM, France Travail) et à payer les cotisations sociales des salariés,
- déclaration évènementielle pour signaler certains évènements (arrêts de travail et fins de contrats). Celle-ci doit être effectuée dans les cinq jours ouvrés suivants l’évènement.
À savoir
Certains employeurs ne sont pas soumis à la DSN. C’est notamment le cas des employeurs étrangers dont les salariés résident en France. Ils doivent déposer une déclaration dite « prélèvement à la source pour les revenus autres » (PASRAU).
La DSN est transmise dans un délai qui varie selon la taille de l’entreprise :
- entreprise de moins de 50 salariés : la DSN doit être effectuée le 15 du mois qui suit la période de travail rémunérée,
- entreprise de plus de 50 salariés :
- soit le 5 du mois qui suit la période de travail rémunérée pour les employeurs qui effectuent la paie au cours du même mois que la période de travail,
- soit le 15 du mois en cas de décalage de paie.
Effectuez la démarche en ligne
À savoir
La DSN comporte différentes données concernant le salarié, les contrats de travail, les rémunérations, les cotisations versées, etc. Ces données peuvent être consultées en détail sur le document de Net-entreprises.
Calculer et appliquer le prélèvement à la source
Vous devez prélever mensuellement la retenue à la source de l’impôt sur le revenu (IR) en même temps que les cotisations sociales.
Le montant de prélèvement à la source est calculé sur la base de la rémunération nette imposable du salaire multipliée par le taux de prélèvement applicable transmis par l’administration fiscale. Ce montant est obtenu après déduction des cotisations sociales et de la part déductible de la CSG.
Reverser le prélèvement à la source à l’administration fiscale
Vous devez ensuite reverser la retenue à la source prélevée et déclarée via la DSN au service des impôts des entreprises (SIE). Le SIE compétent est celui du siège social de l’entreprise (employeur).
Vous devez effectuer le paiement de la retenue à la source (RAS) au service des impôts des entreprises (SIE) par télérèglement.
Pour cela, vous devez déclarer et valider un compte bancaire dans l’espace professionnel du site des impôts.
Accédez à votre espace professionnel
Le reversement de la retenue à la source à l’administration fiscale intervient le mois suivant celui au cours duquel a eu lieu la retenue.
Notez que lorsque vous procéder à la paie après la période mensuelle d’emploi (pratique dite du décalage de paie), le reversement de la retenue à la source intervient le mois au cours duquel la retenue a été effectuée.
À savoir
L’entreprise de moins de 11 salariés peut opter pour un reversement trimestriel : au plus tard le 15 du premier mois du trimestre suivant celui au cours duquel ont eu lieu les retenues.
Quelles sanctions en cas de manquement ?
Vous encourez des sanctions fiscales et des sanctions pénales si vous ne respectez pas la réglementation concernant la retenue à la source.
Sanctions fiscales
L’employeur encourt une amende dans les cas suivants :
- en cas d’omissions ou d’inexactitudes : 5 % des retenues à la source qui auraient dû être effectuées ou déclarées,
- en cas d’absence de déclaration dans les délais : 10 % des retenues à la source qui auraient dû être effectuées ou déclarées,
- en cas d’inexactitudes ou d’omissions volontaires : 40 % des retenues à la source qui auraient dû être effectuées ou déclarées,
- en cas d’absence de déclaration et d’absence de reversement à l’administration fiscale : 80 % des retenues à la source effectuées.
Il ne peut pas y avoir de cumul entre ces différentes amendes.
À savoir
L’amende ne peut pas être inférieure à 250 € par déclaration.
Le retard dans le versement de la retenue à la source donne à lieu à une majoration de 5 % du montant non payé.
Sanctions pénales
Le fait de s’abstenir volontairement de déclarer et de verser la retenue à la source à l’administration fiscale peut entraîner une amende pénale de 1 500 € si le retard excède un mois.
