Entreprise : combien de temps conserver vos documents ?

Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L’entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l’administration peut mener des contrôles. Cette page indique les délais de conservation des principaux documents. Vous pouvez aussi utiliser un simulateur.

Conservation des documents civils et commerciaux

Les entreprises doivent conserver les documents civils et commerciaux tels que les contrats, les documents bancaires et la correspondance commerciale pendant des périodes spécifiques pour se conformer aux réglementations légales.

Conservation des pièces comptables dans une entreprise

Les pièces comptables, y compris les livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives, doivent être conservées pendant une durée minimale de 10 ans pour assurer une bonne gestion financière.

Combien de temps garder des documents fiscaux ?

Les documents fiscaux, tels que les livres et registres fiscaux, doivent être archivés pendant 6 ans pour permettre les contrôles de l’administration fiscale et garantir la conformité aux obligations fiscales.

🚩Attention ! 

Les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).

Délai de conservation pour les documents sociaux (société commerciale)

Les documents sociaux, notamment les comptes annuels et les statuts, doivent être conservés pendant une période de 10 ans pour assurer une gestion efficace et conforme des entreprises.

Gestion du personnel : combien de temps garder les documents ?

Les documents liés à la gestion du personnel, y compris les bulletins de paie et les registres uniques du personnel, doivent être conservés pendant au moins 5 ans pour répondre aux exigences légales en matière de ressources humaines.

🚩À savoir

L’employeur doit pouvoir garantir la disponibilité des bulletins de paie numériques de ses employés pendant au moins 50 ans ou jusqu’à l’âge de départ en retraite de l’employé et les 6 années suivantes.

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Textes de loi et références : 

Code des assurances articles L114-1 à L114-3 : conservation police d’assurance

Code civil article 2224 : conservation documents en propriété industrielle, contrat de travail, statuts…

Code civil articles 2225 à 2227 : conservation délais particuliers : avocats

Code de commerce articles L110-1 à L110-4 : conservation document relation commerciale

Code de commerce article L123-22 : conservation documents comptables

Code de commerce article L225-117 : conservation documents des assemblées d’actionnaires

Code de la consommation article L213-1 : conservation des contrats conclus par voie électronique

Code de la consommation articles D213-1 à D213-2 : conservation des contrats conclus par voie électronique

Code de la consommation article L218-2 : prescription garantie des biens

Code de la sécurité sociale article L244-3 : prescriptions cotisations et contributions sociales

Code du travail article R1221-26 : conservation registre unique du personnel

Code du travail articles L3243-1 à L3243-5 : conservation bulletin de paie

Code du travail article D3171-16 : conservation documents pour comptabiliser nb jours de travail + nb d’heures d’astreinte

Code du travail article D4711-3 : prescription inspection du travail et accidents maladie

Livre des procédures fiscales article L102B : obligation et délais de conservation des documents fiscaux

Livre des procédures fiscales articles L169 à L169A : prescription taxe sur les salaires

Règlement (UE) n°952/2013 du Parlement européen et du Conseil du 9 octobre 2013 établissant le code des douanes de l’Union (PDF – 2.0 MB) : conservation douanes

Code civil article 2272  : prescription propriété immobilière